top of page

Privacyverklaring

Uw privacy is belangrijk voor ons. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonlijke gegevens Synergo hr van u verzamelt via onze interactie met u en via onze diensten, en hoe we die gegevens gebruiken. Synergo hr biedt een breed scala aan diensten gaande van rekrutering, selectie, personeelsbevraging (potentieelmeting, 360°feedback, tevredenheidsonderzoek) tot coaching. Deze verklaring heeft betrekking op de communicatie tussen u als kandidaat of deelnemer en Synergo hr via de diensten waarvan u gebruik maakt.

Verzameling van persoonsgegevens
 

Wij verzamelen, gebruiken, raadplegen en verwerken persoonsgegevens in zowel digitale als gedeeltelijk papieren dossiers. Dit gebeurt met als doel onze opdrachtgever (een specifieke werkgever) te adviseren en te begeleiden, zodat medewerkers, leidinggevenden en zaakvoerders kunnen groeien en zich verder ontwikkelen binnen het bedrijf. Afhankelijk van de gevraagde service verzamelen wij verschillende soorten informatie. Bij rekrutering en selectie leggen we bijvoorbeeld het cv, testresultaten (cognitief, persoonlijkheid, vaardigheden), en de gepeilde motivatie en werkinteresses vast. Bij potentieelmetingen, 360° feedback en tevredenheidsonderzoeken verzamelen we gegevens over competenties, attitudes en percepties. Tijdens coaching houden we in grote lijnen bij wat belangrijk is voor uw persoonlijk functioneren op het werk.

​

Gebruik en doorgeven van persoonsgegevens
 

Bij rekrutering en selectie behandelen en evalueren wij uw sollicitatie op basis van uw gegevens. Indien relevant, kunnen wij u aanbevelen of opnemen in onze werfreserve. De potentiële werkgever ontvangt uw cv en/of een adviesverslag, dat mondeling wordt toegelicht. Bij potentieelmetingen, 360° feedback en tevredenheidsonderzoeken analyseren we de verzamelde gegevens en bespreken we deze met de betrokken partijen. In het geval van 360° feedback en tevredenheidsonderzoeken blijven de bijdragen van deelnemers anoniem tijdens de bespreking van het adviesverslag. De gegevens uit coaching stellen ons in staat om u en uw werkgever op de hoogte te houden van de voortgang van de begeleiding.

​

Toegang tot uw persoonsgegevens
 

U heeft te allen tijde het recht om mondeling op te vragen welke persoonlijke informatie wij over u hebben verzameld. Indien wij uw gegevens willen delen met een (mogelijke) werkgever, vragen wij eerst uw toestemming. Wij vragen expliciet of wij uw gegevens mogen verwerken en delen met derden. Op uw verzoek kunnen wij uw gegevens ook niet doorgeven of uit ons bestand verwijderen. Wij verstrekken gegevens alleen aan werkgevers die schriftelijk verklaren deze informatie uitsluitend te gebruiken in het kader van de sollicitatieprocedure en deze vertrouwelijk te bewaren. Tevens dienen zij de informatie te verwijderen wanneer deze niet langer relevant is.

​

Juistheid van gegevens
 

De gegevens worden rechtstreeks en schriftelijk door u aan ons verstrekt, zowel digitaal als via formulieren. Indien u solliciteert, controleren wij uw gegevens mondeling via een diepte-interview. Bij schriftelijke personeelsbevragingen wordt de informatie eveneens gecontroleerd door middel van interviews, hetzij met iedereen, hetzij steekproefsgewijs. Onvolledige of onnauwkeurige gegevens worden zo goed mogelijk aangevuld en gecorrigeerd.

​
Integriteit en vertrouwelijkheid
 

De registratie van persoonsgegevens vindt plaats in een digitaal managementsysteem, beveiligd met een versleutelde verbinding in de cloud, dat alleen toegankelijk is voor gebruikers met een wachtwoord. Papieren dossiers worden veilig opgeslagen in een afgesloten kast. In schriftelijke rapporten wordt expliciet vermeld dat de gegevens strikt vertrouwelijk zijn en dat de geldigheidsduur maximaal één jaar is.

​

Welbepaald doel
 

Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor wij een schriftelijke overeenkomst met u zijn aangegaan, of voor een compatibel ander doel, waarbij strikte anonimiteit wordt gewaarborgd. Mocht het nodig zijn om de gegevens voor een ander, niet-compatibel doel te gebruiken, dan vragen wij hiervoor eerst uw expliciete toestemming. Zowel anonieme als niet-anonieme gegevens worden uitsluitend besproken met betrokken partijen na voorafgaande toestemming van de deelnemers.

​

Minimale gegevensverwerking
 

Wij registreren alleen gegevens die relevant zijn voor de doelstellingen en die bijdragen aan een efficiënte opvolging van het proces. Dit omvat informatie over wie zich heeft aangemeld, de status van de sollicitatie, en wie welke begeleiding volgt, evenals gegevens die helpen om de volgende stappen in een traject beter af te stemmen, zoals adviesverslagen en evaluaties.

​

Beperkte bewaartermijn
 

Papieren dossiers worden onmiddellijk verwijderd wanneer ze niet meer nodig zijn. Digitale dossiers zijn maximaal 10 jaar toegankelijk, conform de instellingen van de gebruikte software.

bottom of page